はじめに

年末・年度末に向けてよく聞く話が会社の統廃合(グループ再編)です。Microsoft365やGoogle Workspaceをはじめとするグループウェアは情報共有基盤であり、グループ会社間での情報共有を1つのテナントで行っている場合も多々あります。

シングルテナント構成のほうが情報共有のしやすさは格段に上がることから1つのテナントに統合したいというニーズはよくあります。グループ会社も外部の会社と割り切って別テナントとして利用する場合は今回の記事は対象になりません。

前提

Microsoft365もGoogle Workspaceも同様にサービス上のドメインは重複が許されません。統合するにしろ、分離するにしろ「MicrosoftからMicrosoft」や「GoogleからGoogle」の統合・分離を行う場合は注意が必要です。統合・分離する際に今まで違うドメインで利用する場合は影響はありません。ドメインを新規取得されるかたはこちらから

上記画像は統合を例にしていますが、分離する際も同じことです。同一サービスで統合・分離を行う場合は、統合・分離の対象となるドメインをサービス上から一度削除する必要があります。どちらにしても今まで使っていた使い慣れたサービスを継続利用したいというのが基本路線になると思いますので次からはどんなことに注意が必要か、どんな対応が考えられるかをご案内します。

ドメインが重複できないことによるリスク

Microsoft365もGoogle Workspaceも提供される基本機能は似ています。主な機能は以下の通りです。ドメインを削除する場合は、対象のドメインが利用されているオブジェクトをすべて削除していただく必要があります。ユーザやグループなどすべてが対象になります。

• メール
• スケジュール
• アドレス帳(連絡先)
• チャット
• ビデオ会議
• オンラインストレージ
• サイト

統合・分離するにあたり、廃止する側のテナントから一度ドメインを削除する必要がありますが、テナントからドメインを削除してから再利用が出来るようになるまでタイムラグが発生します。ここで一番問題になるのがメールです。ドメインを削除して再度利用できるまでの間メールの受信ができない状態が発生します。

Microsoft365のドメイン再利用条件

Microsoft365ではヘルプ記事が見つからないですが、Googleと同様に最大24時間程度(過去実績)かかります。ヘルプ記事は見つけ次第リンクを貼るようにいたします。最大24時間程度メールが止まる可能性があります。

Google Workspace のドメイン再利用条件

Google Workspace ではドメインが再利用可能になるまでに最大24時間かかるとヘルプ記事に記載があります。つまり最大24時間メールの受信ができない状態が作られる可能性が出てきます。過去大規模なテナントでドメイン削除を実施した際に再利用までに24時間以上かかったこともありますので余裕を持った計画をお勧めいたします。

メールを止めないための回避策

メールが止まるというのはビジネス上かなりのインパクトがあると思います。この記事でご紹介している前提である、「Microsoft365からMicrosoft365」や「Google Workspace からGoogle Workspace 」ではない方法をとればメールの停止も回避が可能です。メール切替については比較記事を別途記載していますので合わせてご確認ください。

結構乱暴なやり方に見えるかもしれないですが、メール停止を回避するには一度別のサービスにメール機能を移行したうえで、ドメインが再利用できるまでをしのぐ必要があります。MicrosoftとGoogleで若干のお作法に違いはありますが詳細流れは以下の通りになります。

Microsoftの場合②で作成するユーザは契約ドメイン(xxx.onmicrosoft.com)のアカウントで作成していただければ問題ありませんが、Googleの場合は独自ドメインが必須になってしまいますので移行先のテナントでテンポラリドメイン(tmp.xxxx.co.jpなどのサブドメインでも可)を紐づけておく必要があります。

⑤で転送設定をしておくことで、移行先のテナントにメールが流入する形を作ることができ、メールがどこにあるのかわからないといったようなトラブルも回避することができます。

この方法の欠点もあります。オンラインストレージのデータ移行なども考慮すると一時的に3重にライセンスが必要になります。移行するための費用が莫大にかかる可能性がありますのでご注意ください。

まとめ

今回の記事ではテナントの統合・分離について記載しました。やり方はあるものの時間も費用もかなりの負担となる場合があります。割り切って別のサービスを利用するのも一つの手ではありますし、シングルテナントにせずマルチテナントで運用することを前提にするならこんな作業は必要ありませんのでよくご検討いただければと思います。とは言え統合や分離の必要性に迫られてしまうこともあると思いますので本記事をご参考に移行計画を立てていただければ幸いです。